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Digitaler Telefonassistent für Notariate. Nimmt Anrufe an. Klärt Anliegen. Entlastet das Büro.

Schluss mit Störungen bei der Urkundenerstellung: Der Assistent erfasst strukturierte Daten (Aktenzeichen, Beteiligte, Geschäftsart), beantwortet Sachstandsanfragen und leitet an die zuständige Sachbearbeitung weiter – 24/7, DSGVO-konform, Hosting in Deutschland und innerhalb der EU.

🇩🇪/🇪🇺 Hosting in Deutschland und EU🔒 DSGVO & Berufsrechtkonform⚖️ Kanzlei-Software & XNotar🤝 Full-Service🌍 Mehrsprachig
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Telefonassistent live erleben

Rufen Sie an oder hören Sie eine kurze Beispielsequenz.

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  • 📝 Intake: Kaufvertrag, Erbe
  • ⚖️ Beglaubigung / Beurkundung
  • 📞 Sachstand & Fristen
  • 🗂️ Zuordnung Sachbearbeiter

Warum ein digitaler Assistent?

Unterbrechungen bei der Urkundenerstellung, Sachstandsanfragen und Termindruck – wir schaffen Ruhe.

Typische Telefon-Probleme

  • ⛔ Störung im Fokus – Komplexe Entwürfe werden ständig unterbrochen.
  • 🧭 Falsche Zuordnung – Immobilienfragen landen im Handelsregister-Team.
  • 🧾 Fehlende Infos – UVZ-Nummer oder Beteiligte unklar.
  • 💸 Hohe Kosten – Qualifizierte Notarfachangestellte sind schwer zu finden.

KI übernimmt organisatorische Aufgaben

  • 🕒 24/7 erreichbar, fängt Sachstandsanfragen ab.
  • 🎯 Qualifiziert nach Geschäftsart (GmbH, Hauskauf, Testament).
  • 📩 Strukturierte Übergabe an den zuständigen Sachbearbeiter.
  • 📈 Entlastet den Empfang bei hohem Beurkundungsaufkommen.

Funktionen für Ihr Notariat

Alles, was ein modernes Notariat am Telefon braucht.

🎯

Organisatorische Vorqualifizierung

Kaufvertrag, Beglaubigung, UVZ-Nummer, Dringlichkeit.

🔀

Routing

Weiterleitung an Immobilien-, Gesellschafts- oder Erbrechts-Team.

🗒️

Saubere Notizen

Strukturierte Tickets für die elektronische Akte.

🗣️

Mehrere Stimmen

Professionelle, seriöse Stimmen – passend zum Amt.

🌍

Mehrsprachig

z. B. Deutsch/Englisch – für internationale Urkundsgeschäfte.

🔌

Kompatibel

Einfach in bestehende Kanzlei-Abläufe integrierbar.

So läuft ein Anruf im Notariat ab

Vom ersten Klingeln zur qualifizierten Aufgabe – ohne Störung.

  1. 01

    Begrüßung

    Professionelle Ansage ("Notariat Dr. Müller...").

  2. 02

    Intake

    Beurkundung oder Beglaubigung? Aktenzeichen? Anliegen?

  3. 03

    Routing

    Automatisch an Immobilien-, Handelsregister- oder Empfangs-Team.

  4. 04

    Bestätigung

    Rückrufoption notieren oder Terminwunsch für Unterschrift aufnehmen.

Kosten & Entlastung im Vergleich

Fakten statt Bauchgefühl für Ihre Kanzleikalkulation.

Vorteile Digitaler Assistent

🕒 24/7 erreichbar
📈 Skalierbar
💶 Planbare Fixkosten
📩 Saubere Datenerfassung
⚖️ Fachgebiets-Routing
🛠️ Individuelle Regeln

Typische Hürden beim Personal

⛔ Dauerbesetzt
🤒 Ausfälle/Krankheit
💸 Hohe Lohnkosten
📇 Fehlende Aktenzeichen
🕐 Keine Zeit für Entwürfe
🎯 Fehlrouting

Telefon-Entlastung abschätzen

Kurze Beispielrechnung: Wie viel Arbeitszeit bindet Telefonie aktuell in Ihrem Büro?

Annahme: ca. 35 % der Telefonzeit ist strukturiert automatisierbar (Sachstand, Termine, Standardanliegen).

Datenschutz & Beteiligtendaten – DSGVO

Wir verarbeiten nur erforderliche Daten (Datenminimierung) und ausschließlich für Zwecke des Notariats (Zweckbindung). Übertragung ist verschlüsselt, klare Löschfristen. Jeder Kunde erhält einen AV-Vertrag.

Der KI-Telefonassistent erteilt keine Rechtsberatung, trifft keine inhaltlichen Aussagen zu Urkunden und dient ausschließlich der organisatorischen Vorqualifizierung und Weiterleitung.

  • 🔒 TLS-Verschlüsselung
  • 🗑️ Konfigurierbare Löschfristen
  • 🇩🇪/🇪🇺 Hosting in Deutschland und der EU
  • 📄 Auftragsverarbeitung (AVV)

Full-Service inklusive

  • • Einrichtung & laufende Pflege
  • • Anpassungen (z. B. neue Mitarbeiter)
  • • Kurze Reports & Feedback-Schleifen
  • • Support per Telefon, E-Mail & WhatsApp
Kostenlos beraten lassen

Häufige Fragen

Kurz & klar beantwortet – speziell für Notariate.

Erteilt die KI Rechtsauskünfte oder Auskünfte zum Inhalt von Urkunden?
Nein. Der Assistent gibt keinerlei rechtliche Einschätzungen oder Auskünfte zum Inhalt von Urkunden. Er erfasst organisatorische Informationen (z. B. Geschäftsart, Aktenzeichen, Rückrufwunsch) und leitet diese intern weiter.
Werden Gespräche gespeichert oder ausgewertet?
Gespräche werden nur im vereinbarten Umfang verarbeitet. Speicherfristen sind konfigurierbar, Transkripte optional und jederzeit löschbar gemäß DSGVO und Kanzleivorgaben.
Ist der Einsatz berufsrechtlich zulässig?
Ja. Der Assistent übernimmt ausschließlich organisatorische Tätigkeiten (Telefonannahme, Vorqualifizierung, Routing). Die notarielle Tätigkeit bleibt vollständig beim Notar bzw. den Mitarbeitenden.
Kann der Assistent bestimmte Themen bewusst blocken?
Ja. Bestimmte Fragen oder Themen können vollständig ausgeschlossen oder sofort an Mitarbeitende weitergeleitet werden.

Bereit für ruhigere Leitungen & fokussierte Urkundenerstellung?

Starten Sie mit einer kurzen Demo & Beratung. Wir übernehmen Einrichtung, Pflege & Optimierung.

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